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Zur Suche und Besetzung von Aufsichtsgremien in Familienunternehmen

Dr. Matthias Mohr ist Geschäftsführender Gesellschafter von Dr. Heimeier und Partner in Stuttgart.

Die von der damaligen Bundesregierung 2001 ins Leben gerufene sogenannte Corporate Governance Kommission, in der sich renommierte Vorstände und Aufsichtsräte bekannter DAX-Unternehmen dazu verpflichteten, einen ausgewogenen Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung von Unternehmen zu definieren, hat viel von ihrer ursprünglichen Strahlkraft verloren. Am Anfang stand die Überzeugung, dass man mit „neuen“ Grundsätzen und Werten Aufsichtsrats- und Beiratsmandaten einen verantwortlichen, besser qualifizierten, transparenten und auf den langfristigen Unternehmenserfolg ausgerichteten Anstrich verpasst – eine gut gemeinte und richtige Intention, die leider nicht immer ihren Empfänger erreicht hat. Trotzdem beobachten wir in unserer Mandantschaft seit Jahren, dass vor allem Familienunternehmen und der Mittelstand diese Grundsätze von neuen Mitgliedern in ihren Aufsichtsgremien gelebt und vertreten wissen wollen.

Es ist also kein Zufall, dass wir über unser tägliches Personalberatungsgeschäft hinaus eine deutliche Zunahme in der Besetzung von Aufsichts- und Beiratsgremien erfahren. Dies ist allerdings eine ganz besondere Herausforderung, denn es handelt sich in solchen Fällen um eine Herangehensweise, die nicht nur äußerst eng, diskret und handverlesen ist, sondern die nur dann stattfinden kann, wenn Unternehmer bzw. Gesellschafter ihr Innerstes preisgeben, um die Person zu finden, die ihr Unternehmen entscheidend mitprägen wird.

Im Folgenden möchte ich deshalb näher auf die Begleitumstände, die Voraussetzungen und die Bedeutung, die eine solche Suche für Familienunternehmen hat, eingehen. 

Wenn es um die operative Führung einer Gesellschaft geht, werden Vorstände und Geschäftsführer von Familienunternehmen stets sehr sorgsam ausgesucht.  Die richtigen Kandidaten für diese Positionen müssen ihre Fähigkeiten im eigenen oder in anderen Unternehmen über Jahre hinaus unter Beweis gestellt haben.  Sie werden allerdings nicht auf Lebenszeit, sondern gewöhnlich für drei oder fünf Jahre bestellt.

Im Nachgang stehen entweder die Verlängerung der Verträge oder ggf. die Abberufung des eingestellten Managers zur Disposition.  Die eigentliche Zeit der Unternehmensführung wird, im Idealfall, von einem Aufsichtsrat bzw. Beirat begleitet, der jederzeit für eine effiziente Kontrolle steht und entsprechende, präventive Maßnahmen treffen muss. 

Allerdings spielen die Kontrollgremien nicht immer die ihnen auferlegte Rolle, da ihre Bestellung häufig durch gewachsene Beziehungen, freundschaftliche Verbindungen zu Anwälten und Bankiers oder gegenseitige „Abhängigkeiten“ entstanden ist.  Hier besteht die Gefahr, dass Sachkompetenz und Unabhängigkeit fehlen und dass die Sitzungen der Gremien zu einer unverbindlichen (meist noch unter Zeitdruck stehenden) Rahmenveranstaltung verkommen. Der Ruf nach professionellen und ins Gefüge der Familienunternehmen passenden Räten wird also zu Recht immer lauter. 

Wenn sich Unternehmen deshalb dazu entschließen, die Besetzung ihrer Aufsichtsgremien durch eine Personalberatung abwickeln zu lassen, dann haben sie sich ganz klar davon verabschiedet, sich, wie sonst meist üblich, auf ihr Branchennetzwerk oder „große Namen“ zu verlassen. Ein erteilter Suchauftrag findet daher unter der Prämisse statt, erfahrene und beruflich noch aktive Unternehmer und Manager zu gewinnen, die über ihre zum Unternehmen passende Persönlichkeit hinaus sachkompetent und unabhängig sowie zeitlich angemessen verfügbar sind.

Der Schritt zu uns als ausführendes Suchorgan ist jedoch nicht selbstverständlich, sondern basiert auf einer jahrelangen, erfolgreichen und vor allem vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und dem jeweiligen Berater. Damit einher geht der Anspruch unserer Klienten, dass bei der Suche nicht nur die Profile möglicher Aufsichtsrats- oder Beiratsmitglieder vorgestellt werden. Ausschlaggebend ist vielmehr, dass die infrage kommenden Personen einem echten Auswahlprozess unterzogen werden.

Bevor die Suche und der Auswahlprozess demnach beginnen können, muss das Unternehmensumfeld analysiert und das Profil des zu suchenden Beirats- oder Aufsichtsratsmitglied sauber herausgearbeitet werden. Hier gilt es, die Vorstellungen und Ansprüche der auftraggebenden Unternehmer so zu bündeln, dass ein genaues Bild davon entsteht, welche Rolle die gesuchte Person im Aufsichtsgremium erfüllen soll und welche Persönlichkeit am besten zum Unternehmen passt. 

Die eine Seite, die es deshalb zu ergründen gilt, ist zunächst der derzeitige Zustand des bestehenden Aufsichtsgremiums hinsichtlich fachlicher Kompetenz, individueller Akzeptanz, interner und externer Kommunikation oder etwaiger Problemstellungen. Ganz entscheidend hierbei sind die Offenheit und Ehrlichkeit des Auftraggebers; denn wenn es wirklich „Störfaktoren“ im Aufsichtsgremium geben sollte, müssen diese vor der Suche entweder abgestellt werden oder mit der geplanten Neubesetzung eine Bereinigung erfahren. In jedem Fall sollte man als ausführender Personalberater unter anderem folgendes wissen:

  • Hat das bestehende Aufsichtsgremium noch die richtige Qualifikation und ist es, im Sinne des weiteren Unternehmenserfolges, mit den richtigen Personen besetzt?
  • Wird das bestehende Aufsichtsgremium von den Gesellschaftern akzeptiert?
  • Werden die notwendigen Informationen auch kommuniziert und besteht Konfliktbereitschaft?
  • Wie ist das Verhältnis zwischen Gesellschaftern und Vorstand, bestehen „Klüngel“, unterschiedliche Interessen und zu starke Machtansprüche?
  • Existiert, unter den Gesellschaftern und Vorständen, die Offenheit, sich von den Mandatsträgern auch wirklich leiten und kontrollieren zu lassen? Benötigt man den Beirat oder Aufsichtsrat als „Alibifunktion“ oder ist man dazu entschlossen, mit einer seriös und ernsthaft ausgeführten Corporate Governance der Gesellschaft ein zukunftsweisendes und unternehmerisch nachhaltiges Gerüst zu verleihen?

Diese Fragen sind sinnvoll, denn letztendlich geht es um die effiziente Einbindung eines Aufsichtsrates oder Beirates in das unternehmerische Entscheidungsverhalten. 

Die andere Seite, mit der wir uns zu beschäftigen haben, ist die übereinstimmende Festlegung des Persönlichkeits- und Kompetenzprofils des zu suchenden Mandatsträgers. Dies erfordert intensive Gespräche mit dem Gesellschafterkreis. Aber auch der Vorstand bzw. die Geschäftsführung der Gesellschaft sollte miteinbezogen werden, denn die Gespräche mit deren Vertretern geben Aufschluss darüber, wie die Personen „ticken“, die der neue Mandatsträger in seiner Rolle kontrolliert, und auf welche Situation er oder sie sich in der Unternehmensleitung einzustellen hat. 

Als Ergebnis steht dann in der Regel fest, dass unsere Kunden ganz bewusst keinen „Titelsammler“, sondern einen professioneller Ratgeber, Mentor und Coach ihrer Gesellschafter und Vorstände finden möchten – jemanden, der  ihr Unternehmen weiterbringt. Gesucht werden deshalb Persönlichkeiten, die zum einen als externe und objektive Rat- bzw. Impulsgeber Entscheidungsprozesse beschleunigen, und zum anderen eine sowohl fördernde als auch kontrollierende, kritische Begleitung der Vorstände oder Geschäftsführer darstellen. Des Weiteren wird gewünscht, dass ein Beirat oder Aufsichtsrat als neutraler Mittler im Gesellschafter Umfeld und in deren Verhältnis zur Unternehmensleitung fungiert.

Im Idealfall ist der oder die Gesuchte aktiv als Geschäftsführer oder Vorstand in einem branchennahen Umfeld tätig, bringt internationale Erfahrung mit und steht in keinem Abhängigkeitsverhältnis gegenüber den Gesellschaftern des Auftraggebers. Gewollt sind darüber hinaus die persönliche Identifikation mit dem Unternehmen, Herzblut, Empathie, Leidenschaft bei der Erfüllung des Mandats und Verständnis für die Belange und Usancen eines Familienunternehmens. Es wird in der Regel auch ganz klar gefordert, dass neue Mandatsträger im Aufsichtsgremium ihre „Finger in die Wunden legen“, sich auf eine heterogene Gesellschafterstruktur einstellen können und sich dabei selbst nicht zu wichtig nehmen.  Aufsichtsrats- und Beiratsmitglieder, die ihre Rolle zum Selbstzweck oder zur Erhöhung ihres Prestiges ausüben wollen, sind nicht erwünscht. Deshalb wird es geschätzt, dass wir von vornherein auf die genannten Faktoren, die ja letztlich überwiegend Persönlichkeitsmerkmale sind, achten, und infrage kommende Mandatsträger entsprechend auswählen. Wenn beide Seiten persönlich und in Bezug auf ihre Wertevorstellung nicht zusammenpassen, dann funktioniert auch die Aufsicht nicht!

Wenn wir mit der Suche nach einem Aufsichtsrats- oder Beiratsmitglied beauftragt werden, schließt sich – im Gegensatz zur Suche nach Vorständen oder Geschäftsführern – eine gewöhnliche Anzeige beispielsweise in der F.A.Z. oder eine Direktansprache durch unsere Researcher selbstverständlich aus, denn Diskretion steht in einem solchen Prozess an oberster Stelle. Vielmehr setzen wir hier auf ein Netzwerk von Vorständen oder Geschäftsführenden Gesellschaftern von Familienunternehmen, die uns persönlich bekannt  bzw. seit Jahren partnerschaftlich verbunden sind. Sehr wichtig ist, dass die Suche nach der richtigen Person keinen inflationären Charakter bekommt, sondern dass man handverlesen und in enger Abstimmung mit dem Kunden vorgeht. Ansonsten verliert der Prozess an Exklusivität und läuft Gefahr, im Markt den Eindruck von Hilflosigkeit und Gleichmut zu hinterlassen.

Deshalb bekommt die Rolle des Beraters hier eine ganz andere Dimension. Selbstverständlich benötigt man administrative Unterstützung, aber um die Ernsthaftigkeit und den unternehmerischen, senioren Charakter dieses Suchprozesses zu wahren, müssen alle Kontaktaufnahmen und Gespräche mit den infrage kommenden Personen vom Berater selbst durchgeführt werden. Es geht darum, die angesprochene Person für ein Beirats- oder Aufsichtsratsmandat beim Kunden zu interessieren, ihr die Historie, Strukturen, Zahlen und Unternehmenskultur näher zu bringen und, vor allem, den Sinn und Zweck des Mandats aus Sicht des Kunden zu erläutern. Hinzu kommt, dass die Ansprechpartner akzeptieren, von uns wie „gewöhnliche“ Kandidaten befragt und beurteilt zu werden, obwohl er oder sie das Mandat nicht von sich aus angestrebt hat.

Insgesamt erfahren wir eine hohe Wertschätzung seitens der kontaktierten Kandidaten, obwohl es für viele noch recht ungewöhnlich ist, von einem Personalberater und nicht vom Unternehmen selbst angesprochen zu werden. Es wird sehr positiv darauf reagiert, dass unsere Kunden einen so hohen Aufwand betreiben und dem Suchprozess durch unsere Mitwirkung einen neutralen Anstrich verleihen. Außerdem bekommen die angesprochenen Personen Eindrücke vom Unternehmen vermittelt, die einerseits nicht vorbelastet, sondern unparteiisch sind, die andererseits zwar werbend, aber nicht beschönigend sind und die vor allem ein Bild über die Menschen und die Firmenkultur abgeben können. Die Angesprochenen spüren und schätzen es, dass sich unsere Rolle nicht nur auf den Akt des reinen Vermittelns beschränkt, sondern darauf abzielt, für beide Seiten eine fruchtbare und gewinnende Partnerschaft zu schmieden. Der Berater sollte also als Botschafter des Auftraggebers auftreten und in der Lage sein, potenziellen Mandatsträgern auf Augenhöhe und mit Respekt zu begegnen – dies erleichtert es dann auch, dass man denjenigen, die nicht ausgewählt wurden, mit Anstand und Würde absagen kann.

Unabhängig davon, ob man sich als Unternehmer dafür entscheidet, bei der Suche nach Aufsichtsrats- oder Beiratsmitgliedern mit einem Personalberater zusammenzuarbeiten, oder ob man versucht, eine entsprechende Vakanz über eigene Kontakte zu besetzen, ist es eminent wichtig, sich der immer noch vorherrschenden „Titelsammlerwut“ im Markt bewusst zu sein und zu erwehren. Personen mit „großen Namen“ und einschlägiger Prominenz, die viele gerne im Aufsichtsgremium hätten, machen nicht notwendigerweise den Unterschied und haben zumeist zu viele Mandate, als dass sie sich gebührend Zeit für ein neues nehmen könnten. Zu prüfen sind in jedem Fall nicht nur die unternehmerische Kompetenz und das Branchen Know-how, sondern auch – und vor allem – die Persönlichkeit und die Passform ins Familienunternehmen. Bei einer Zusammenarbeit mit Personalberatern wiederum empfiehlt es sich, dies nur zu tun, wenn gegenseitiges Vertrauen gewährleistet ist. Nur so ist es möglich, über alle Belange und Interna offen zu reflektieren – Informationen, die bei der endgültigen Auswahl des neuen Aufsichtsrats oder Beirats letztlich den Unterschied machen.

Dr. Matthias Mohr ist Geschäftsführender Gesellschafter von Dr. Heimeier und Partner in Stuttgart. 

Sie erreichen ihn unter mohr@heimeier.de.